Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang
dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari
perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Sebagai sarana
informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh
satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
Contohnya: surat undangan,
surat pemberitahuan dan surat edaran.
Surat
resmi yang baik pada umumnya meliputi :
1. Menggunakan
kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi.
2. Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum,
dengan hormat, hormat kami.
4. Menggunakan
bahasa dengan ragam resmi atau baku.
Bagian-bagian
surat resmi :
1) Kepala atau kop
surat
Kepala
surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
1. Logo atau lambang
lembaga atau perusahaan, organisasi
2. Nama lembaga
3. Alamat lembaga
4. Nomor telepon, email
atau faximile.
2)
Nomor surat
Surat resmi yang
mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan rangkaian
nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat.
Penomoran surat
itu berguna untuk:
1. Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
2. Mengetahui jumlah
surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
3. Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
4. Penunjukkan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Penempatan nomor
surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan
disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan
dibawah judul untuk surat berjudul.
3)
Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat
pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan
penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas
berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah
tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama
bulan dan tahun.
4)
Perihal
Hal atau perihal
berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal
atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik
penulisan yang harus diperhatikan :
a) Hal atau perihal
tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul.
b) Hal ditulis
dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis
dengan huruf kecil.
c) Pada akhir
perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
5)
Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai
lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat
disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah
ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
6)
Alamat
tujuan
Alamat tujuan
terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang
ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya
harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat
yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam
penulisan alamat tujuan adalah:
a) Kata kepada tidak
wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b) Ungkapan ”Yang
terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1. Menghormati orang
atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi
kerja.
2. Menghormati pihak
yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau
perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila
alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c) Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya
dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu
digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
d) Pada akhir setiap baris, termasuk baris
terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
7)
Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka
pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan
salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk
surat-surat yang berisi berita.
8)
Isi
Surat
Sebagaimana
karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu
bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi
pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui
surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang
akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi
maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman
surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau
dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan,
harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai
bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian
penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara
berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah
kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik
digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.
Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan
Nama Penanggung Jawab
Pencantuman nama seseorang dan hak
untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya.
Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus
disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya.
Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
