Bagian-bagian Surat Resmi dan Langkah-langkah membuat Kop Surat Resmi menggunakan Ms. Word 2016

Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.

Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan dan surat edaran.

Surat resmi yang baik pada umumnya meliputi :

1.   Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi.

2.   Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami.

4.    Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku.

Bagian-bagian surat resmi :

1)      Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:

1.      Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi

2.      Nama lembaga

3.      Alamat lembaga

4.      Nomor telepon, email atau faximile.

2)      Nomor surat

Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat.

Penomoran surat itu berguna untuk:

1.  Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

2.    Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

3.      Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

4.      Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:

a)      Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal

b)      Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul.

3)      Tanggal penulisan surat

Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.

4)       Perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :

a)     Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul.

b)     Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil.

c)      Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

5)      Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

6)       Alamat tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:

a)      Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran

b)     Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :

1.  Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.

2.   Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

c)   Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.

d)  Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.

7)      Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.

8)       Isi Surat

Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup

a.     Bagian Pembuka

Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.

b.     Bagian Inti

Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.

c.      Bagian Penutup

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9)      Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

10)  Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

langkah-langkah membuat Kop Surat Resmi menggunakan Ms. Word 2016

Pada surat resmi biasanya selalu diawali dengan kop surat yang biasanya bertuliskan nama, alamat dan logo instansi pengirim surat bersangkutan. Kepala surat atau lebih dikenal kop surat nerupakan unsur wajib yang harus disertakan pada surat resmi. Cara membuat kop surat tentunya tidak begitu sulit, dapat dilakukan menggunakan aplikasi pengolah dokumen populer seperti Microsoft Word, baik itu persi lama atau versi terbaru yaitu 2016.

Silahkan buka lembar kerja Ms.Word, kemudian ketik kata yang akan dijadikan kepala surat, biasanya nama instansi dan alamatnya seperti pada contoh dibawah.

 Seperti terlihat pada contoh di atas, text tertulis rata tengah (Ctrl + E) dengan ukuran huruf berbeda (26, 18 dan 12 pt). Selanjutnya kita buat garis sebagai pembatas antara kepala dan isi surat menggunakan border.

Letakkan kursor di akhir text (sebelah nomor telepon) kemudian klik Riboon Design > Page Borders. Pada jendela Border and Shading klik tab Borders. Silahkan lakukan kustomisasi seperti pada gambar dibawah.

Keterangan gambar :

1. Pada jendela Borders and Shading pastikan nelakukan pengeditan pada tab Borders;

2. Style, untuk memilih gaya border (garis) yang digunakan sebagai pembatas;

3. Colour, untuk merubah warna garis yangb akan digunakan;

4. Width, untuk mengatur lebar garis yang akan digunakan;

5. Review, untuk melihat pratinjau border yang akan digunakan, klik pada garis sebelah kiri, kanan dan atas untuk menghilangkan/menampilkannya.

Bagaimana cara menambahkan logo pada kop surat?
Bukan hanya agar desian kop surat terlihat lebih keren, jika tersedia logo perusahaan juga sebaiknya disisipkan pada kop surat. Yaitu dibagian samping kiri, sejajar dengan tulisan di sebelah kanannya. Untuk menambahkan logo instansi pada kepala surat, berikut caranya.


Blok seluruh text pada kop surat (poin 01 pada gambar di atas). Geser First Line Indent (poin 02) sesuai kebutuhan (di sesuaikan dengan lebar logo). Logo akan disisipkan di bagian samping kiri, yaitu pada poin 03.

Selanjutnya , sisipkan gambar dengan klik Ribbon Insert > Pictures. Setelah gambar berhasil dimasukan pada lembar kerja, klik pada gambar tersebut (poin 04 pada gambar). Klik pada Ribbon Picture Tools (Format) > Wrap Text (poin 05) kemudian pilih  In Front of Text (poin 06). Atur ukuran dan posisi gambar dibawah.

Berikut contoh kop surat berdasarkan langkah-langkah diatas:  https://drive.google.com/file/d/1VO4hGOKQXOnN_j4ePNDcpLlrjBND0DXb/view?usp=drivesdk

Itulah tutorial cara membuat kop surat menggunakan Ms. Word, semoga dapat bermanfaat.